1- Je suis Responsable d’un Foyer Rural et j’ai quelques activités début septembre. Sommes-nous couverts par l’assurance en début de saison ?

« SMACL Assurances s’engage à prendre en charge les sinistres survenus entre le 1er et le 30 septembre de chaque année sous réserve que l’association ait adhéré au contrat groupe la saison précédente et qu’elle soit en cours de réadhésion (ou qu’elle ait signé un engagement d’adhésion pour la saison en cours. »

Au 1er octobre toutes les adhésions doivent être faites et validées pour permettre une couverture des assurances.

Les adhérents du Foyer Rural ayant adhéré la saison passée sont couverts jusqu’au 30 septembre de la nouvelle saison et peuvent continuer leurs activités.

En revanche, les nouveaux adhérents sont couverts par l’assurance du Foyer Rural ou l’association adhérente (ou en cours de réadhésion) pour une séance d’essai seulement en RC (responsabilité civile). Pour poursuivre les activités, les nouveaux adhérents peuvent prendre une carte 8J. Dans le cas où ils ne veulent pas, ils doivent fournir une attestation d’assurance personnelle.

Rappelons quelques fondamentaux :

La RC (responsabilité civile) est obligatoire pour toute structure associative. Elle vous permet d’être couvert par votre assurance en cas de dégâts matériels ou corporels que vous pourriez causer.

La responsabilité civile personnelle est également obligatoire pour tous les adhérents.

L’assurance IA (individuelle assurance) est une assurance pour votre personne. Exemple : si vous vous blessez vous-même lors de vos activités associatives. Cette couverture est conseillée mais non obligatoire.

En résumé la RC est une obligation pour l’association ainsi que pour les adhérents. Il est conseillé de souscrire à l’ensemble des assurances de l’association. Dans le cas d’un adhérent ne voulant pas prendre d’assurance individuelle dans la structure associative, il a obligation de fournir une assurance personnelle en cours de validité indiquant qu’il peut pratiquer des activités extra familiales et de loisirs.

        2- En tant que Foyer Rural, nous relançons notre saison de cours pilates après deux années de covid difficiles. Devons-nous demander obligatoirement des certificats médicaux ? Et tous les ans ensuite ?

Si vous relancez votre activité après les deux années Covid, il est préférable de demander pour cette saison des certificats médicaux. Ainsi vous repartez sur de bonnes bases. Pour les deux prochaines années vous pourrez demander que vos adhérents remplissent le questionnaire de santé (voir lien document en fin de réponse).

Les personnes avec des antécédents médicaux certains se doivent de fournir obligatoirement un certificat de non contre-indication tous les ans.

Télécharger le tuto " Associations Sportives et Certificats Médicaux" : Cliquez ici !

        3- Nous sommes un Foyer Rural et nous souhaitons organiser un séjour touristique pour des adhérents. Nous n’avons jamais organisé des séjours touristiques, que devons-nous faire ?

Une association organisant des voyages dans certaines conditions était soumise à un « Agrément tourisme ». Aujourd’hui remplacé par une « Obligation d’immatriculation au registre des agents de voyages et autres opérateurs de la vente de voyages et de séjours ».

Mais nous avons la possibilité (et seulement pour les Foyers Ruraux car c’est spécifique à nous) avec la SMCL d’avoir l’appellation « Agrément du Tourisme ».

Pour tous ceux qui n’ont jamais fait la demande, ils doivent faire la demande de dossier auprès de la Fédération dont ils dépendent et la renvoyer à la CNFR.

Pour ceux qui ont déjà eu des immatriculations, la CNFR envoie directement le dossier à partir de leur base de données.

Télécharger le " Dossier 1ere demande Agrément Tourisme" : Cliquez ici !

        4- Combien de temps doit-on garder les documents officiels : factures, extraits de comptes etc ?

Voici un récapitulatif de la durée de conservation des documents selon les délais de prescriptions prévus par la loi :

5 ans : procès-verbaux des assemblées générales, des conseils d’administrations, feuilles de présences.

Sécurité sociale (délais de contrôle de 5 ans) : livre de paie, registre du personnel, double des bulletins de salaire, déclaration accident de travail, solde de tout compte, certificats de travail etc.

6 ans : Documents fiscaux (délais de contrôle de 6 ans) : déclaration d’impôts, TVA, contribution économique territoriale, taxes sur les salaires.

10 ans : Tous les documents comptables, factures, documents bancaires, les comptes annuels et livres légaux (livre journal, grand livre, livre d’inventaire). Les contrats doivent être conservés 10 ans après la fin de celui-ci.

Indéfini : les textes fondateurs, statuts, statuts modifiés, règlement intérieur, récépissé de déclaration en préfecture, le numéro du journal officiel, tout titre de propriété. Les documents employeurs.

        5- Un sinistre matériel vient d’arriver. Que dois-je faire ?

Rendez-vous sur Gestanet.

Allez dans l’onglet « OUTILS/RESEAUX » (en jaune).

Cliquez sur « Assurance ».

Dans la partie « Document utile » cliquez sur « Déclaration d’accident SMACL 2022 2023 ». Remplissez avec toutes les pièces justificatives nécessaires.

Envoyez à votre Fédération et à l’assureur SMACL

RAPPEL : Vous avez un délai de 5 jours MAXIMUM pour déclarer votre sinistre à partir du moment où il est advenu.

        6- Un adhérent me demande de lui rembourser le montant de son adhésion, que dois-je faire ?

Tout d’abord, il faut distinguer ce qui est de l'adhésion à l'association et la participation aux frais de l'activité.

Parfois on parle de cotisation, d'adhésion... et on se mélange un peu les pinceaux. L'adhésion est l'acte de créer un lien contractuel entre l'individu et l'association. Cette contractualisation est, selon les statuts, souvent matérialiser par le paiement d'une somme que l'on peut appeler cotisation ou adhésion.

Cette adhésion est valable pour la période déterminée par les statuts. L'adhésion est un acte qui doit être conscient et libre.

Il doit être bien séparé du coût de participation de l'activité.

Donc une fois l'acte d'adhésion effectué, quelle que soit la raison, vous n'avez pas à rembourser le montant de l'adhésion. Pour ce qui concerne les frais de participation au coût de l'activité, il faut voir votre Règlement Intérieur ou Statuts.

         7- Nous avons prévu une AG prochainement. Quelles sont les étapes que devons-nous absolument respecter ?

Il y a plusieurs petites choses à respecter pour faire une Assemblée Générale (AG) digne de ce nom :

- Premièrement et avant tout propos : référez-vous à vos statuts qui sont les garants de votre procédure interne.

Après et cela de façon générale :

- Vous devez convoquer l’ensemble des membres selon les modalités inscrites sur vos statuts (par mail, par lettre recommandée avec Accusé de Réception). Vous devez préciser le jour, le lieu, l’heure et l’ordre du jour.

- Le jour J : un président et un secrétaire de séance doivent être désignés.

- Les personnes voulant candidater pour siéger au Conseil d’Administration (CA) déposent leur candidature. Les candidatures doivent être validées par un vote.

- L’élection du bureau se fait au CA. Les candidats proposent leur candidature. Les candidatures doivent être validées par un vote.

- Le reste de l’ordre du jour (projets, budget) peuvent être abordés.

- Un Procès-Verbal (PV) doit écrit en relatant l’ensemble des étapes ci-dessus. Tout doit être consigné par écrit.

- Vous pouvez déclarer votre nouvelle structure sur le site internet de la Préfecture de votre localité.

- Pour ceux qui sont moins à l’aise avec l’informatique, remplissez le cerfa dédié au CA et bureau (cerfa n° 13971*03) à renvoyer à la préfecture, service association.

Télécharger le " Dossier cerfa  13971-03 (liste personnes)" : Cliquez ici !

        8- Nous avons oublié de voter pour élire le CA lors de notre AG. Que faire ?

Pas de panique ! C’est embêtant, mais pas gravissime.

Vous devez refaire une mini AG pour élire officiellement les membres de votre CA. Vous reportez le vote sur un PV. Et vous déclarez normalement à la Préfecture de votre localité.

        9- Je voudrais obtenir une attestation de consentement RGPD. Où puis-je trouver un document type valable ?

Une attestation d’autorisation du traitement des données est une obligation depuis le 27 avril 2016. Elle vise à récolter le libre consentement des informations personnelles de vos adhérents. Elle vous couvre pour l’ensemble des exploitations de ces données par votre structure.

Pour plus d’informations rendez-vous sur le site internet de la CNIL : RGPD qu’est-ce que c’est ? et Règlement général de la RGPD

Vous pourrez trouver un document type sur notre site internet :

•  Onglet « Réseaux »
• « Ressources et Téléchargements »
• « Documents d’Administrations »

Il vous suffira de le télécharger, l’imprimer et le faire remplir par l’ensemble des personnes constituants vos adhérents.

        10- Je ne reçois plus les courriers de la Fédération des Foyers Ruraux 31 65. Que peut-on faire ?

Il doit certainement s’agir d’une erreur d’adressage.

La Fédération des Foyers Ruraux 31-65 se sert de la base de données Gestanet pour pouvoir communiquer avec vous que ce soit par courrier ou par mail.

Vérifiez donc votre profil Gestanet.

Vous êtes sur la plateforme. Vous allez sur votre pavé orange à droite :

- Vous cliquez sur « Informations de la structure »

- Modifiez toutes les informations à modifier.

- Cliquez sur « Enregistrer » en bas à droite.

Vous pouvez faire de même avec vos onglets (pavé orange) : « Membres du CA », « Salariés, intervenants », « Volontaires, Stagiaires ».

NB : Veillez à le mettre à jour à chaque fois qu’il y a un changement en interne. Ainsi les informations importantes pourront mieux être transmises.